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Comment optimiser vos réunions

1. Le temps est essentiel


Commencez votre réunion à l’heure, quel que soit le nombre d’absents. Ne punissez pas ceux qui sont arrivés à l’heure en attendant les retardataires. Précisez aux retardataires qu’ils pourront rattraper plus tard ce qu’ils ont raté. Ceci définit les règles des réunions suivantes et encourage les employés à arriver à temps.
 
 

2. Demandez-leur de vous « honorer de leur présence » en les prévenant à l’avance


Lors de l’établissement de l’ordre du jour de votre réunion, choisissez des termes d’action stimulants afin de rendre cet ordre du jour le plus attrayant possible. Comme le suggère Dale Carnegie, « suscitez un vif désir de faire ce que vous proposez ». Promettez aux participants du changement ou quelque chose d’exaltant.
 
 

3. La préparation évite l'inefficacité


Par écrit et au moins 48 heures à l’avance, envoyez un ordre du jour informel avec les thèmes qui seront abordés, les intervenants, les impératifs de temps, les actions à prendre et les résultats souhaités. Insistez pour que chaque participant se prépare et apporte les documents et recherches nécessaires. Ceci suscitera une forme de dynamisme pour atteindre des résultats positifs et donnera un élan à la réunion. Si certains sujets nécessitent des recherches avancées, communiquez cette information avec l’ordre du jour.
 
 

4. Visez l’objectif


Déterminez le résultat à obtenir dès le départ et communiquez-le à chaque opportunité. Amenez les conversations et discussions vers cette conclusion. Lorsque des réunions s’insèrent dans la réunion, rappelez aux participants l’objectif final afin de recentrer la discussion.
 
 

5. Allez de l’avant


Préparez une liste de questions afin de stimuler la réflexion. Veillez à avancer constamment, à garder le rythme. Essayez d’intégrer quelques-unes des questions suivantes :
  • Comment peut-on y arriver ?
  • Dans quel cas ceci a-t-il déjà fonctionné ?
  • Quels éléments concrets confirment ce qui a été dit ?
  • Par où commençons-nous et comment pouvons-nous garder le rythme ?
  • Quelles sont les contraintes éventuelles liées à cette idée ?
 

6. Installez-vous confortablement !


Certains estiment que si la salle est exiguë et peu confortable, elle risque de précipiter la réflexion et de motiver les participants à tout faire pour retourner rapidement vers le confort de leur bureau. Mais l’inverse est également vrai. Selon certaines sources, il est préférable de prévoir moins de chaises que nécessaire. Ainsi, les retardataires se sentiront gênés de devoir se frayer une place dans le groupe, ce qui les motivera à arriver à l’heure lors des prochaines réunions. Cependant, dans certaines situations, cette stratégie peut se retourner contre vous et entraîner des résultats négatifs. Par conséquent, utilisez cette option avec discernement.
 
 

7. Tentez d’instaurer des réunions en position debout


Dans certaines entreprises, les réunions se font debout. L’idée est que le corps et le cerveau travaillent plus efficacement dans cette position. Ce type de réunion peut produire des résultats plus rapidement : en effet, il est plus facile de réfléchir lorsqu’on est debout.
 
 

8. Mangez avant la réunion


Si vous envisagez une restauration pour la réunion, prévoyez un moment bien séparé pour manger. Si la réunion commence à 8h précises, expliquez, dans l’ordre du jour, que le petit-déjeuner sera servi entre 7h30 et 8h et qu’après 8h, seul du café sera disponible. Les participants peuvent très bien venir parce qu’ils ont faim. Toutefois, l’objet de la réunion ne doit pas porter sur la qualité des croissants ou sur le type de pain servi, mais bien sur les résultats de la réunion.
 
 

9. Énoncez les règles


En tant qu’animateur, une règle de base pour éviter les interruptions consiste à vous assurer que les téléphones sont réglés sur boîte vocale ou que les messages seront pris pour les participants. Nous connaissons tous la règle : « Veuillez éteindre vos téléphones portables ». Appliquez-la ! Ceci évitera aux participants de rater une seule minute de cette réunion stimulante. Prévoyez des pauses afin que les participants puissent écouter leurs messages. N'oubliez pas de préciser l'heure de reprise de la réunion, et respectez scrupuleusement cet horaire.
 
 

10. Il y a toujours une prochaine fois


Le cas échéant, planifiez la prochaine réunion avant la fin de celle-ci. Ainsi, tous les participants sont mis au courant en même temps et peuvent organiser leur emploi du temps. Laissez suffisamment de temps pour mener à bien les tâches et les projets (le cas échéant). Veillez à ce que ces tâches et actions de suivi soient consignées par écrit, afin d'éviter toute confusion ultérieurement. Distribuez le compte-rendu de la réunion au plus tard 48 h après la réunion et renforcez la responsabilisation des différentes tâches.
 

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