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Planification adéquate des projets = direction et perfection

Dans le contexte économique actuel, la capacité à planifier des projets, petits ou grands, simples ou complexes, est essentielle. Sans les outils nécessaires, l’on en revient vite on en vient vite à patauger, à improviser ou à s'égarer. Les retards s'accumulent, les délais ne sont pas tenus, l'échec est au rendez-vous. Découvrez, ci-dessous, les étapes à suivre pour planifier et réussir l’exécution d'un projet.
 
 

Étape 1 : « Situation idéale »

 
Clarifiez la portée du projet et veillez à ce que celle-ci soit en adéquation avec les objectifs de la direction générale de l’entreprise. La « situation idéale » décrit ce à quoi vous souhaitez aboutir et précise à qui et en quoi ce résultat final bénéficiera. Votre équipe et la direction générale doivent coopérer afin de parvenir à un consensus sur les objectifs. Si vous ne définissez pas clairement la portée et les contours de votre projet, il vous sera pratiquement impossible de le planifier. 
 
 

Étape 2 : « Situation actuelle »

 
Il s'agit de la réalité de la situation actuelle. Où en êtes-vous au jour d'aujourd'hui ? Quels sont les facteurs qui favorisent et ceux qui nuisent à vos efforts visant à mettre en œuvre le projet ?
 
 

Étape 3 : Objectifs

 
Définissez des objectifs réalistes, afin de réussir la mise en œuvre du projet.Sans de tels objectifs, vous et votre équipe risquez de dériver. Les objectifs peuvent être immédiats, à moyen terme ou à long terme. La réalisation d'objectifs quotidiens (objectifs immédiats) contribue à la réalisation des objectifs à moyen et à long terme. Définissez des objectifs SMART :
 
S             Spécifiques (processus et ressources)
M            Mesurables à l’aide de données objectives
A             Atteignables
R             Résultats conformes à votre vision
T             Temps (définition de délais)
 
 

Étape 4 : Actions

 
Pour réaliser vos objectifs, vous devez établir des priorités spécifiques, lesquelles vous permettront de déterminer les actions précises à effectuer accomplir. Pour atteindre vos objectifs, les actions à effectuer accomplir ou mettre en place doivent concerner, entre autres :
 
  •  Impératifs de la tâche
  • Qui exécutera la tâche
  • Méthodes à utiliser
  • Comment les différents acteurs interagissent et s'intègrent dans le projet global
  • Comment les résultats seront communiqués (rapport, PowerPoint, etc.)
 
 

Étape 5 : Coût

 
Un autre aspect de la planification consiste à déterminer le budget, et donc les coûts, de chaque étape. Les coûts incluent les éléments suivants :
 
  • Personnel
  • Supports
  • Temps
  • Coût d’opportunité (ce qui doit être abandonné afin de mener à bien une action donnée)
 
 

Étape 6 : Calendrier

 
Définissez et communiquez des délais. Ceci facilite la compréhension et permet d’atteindre plus aisément les objectifs, à court, moyen et long terme. Soyez réaliste dans l'établissement de votre calendrier.Définissez vos dates à rebours afin de déterminer à quelle date chaque phase doit être terminée. Ensuite, mettez le calendrier par écrit afin d'éviter tout malentendu.
 
 

Étape 7 : Mise en œuvre

 
Une étape importante, et pourtant souvent négligée, de la mise en œuvre d'un plan d'action consiste à s'assurer que toutes les personnes impliquées comprennent leur rôle dans la réalisation des objectifs définis. Recherchez l’engagement de l’équipe vis-à-vis des résultats convenus. Pendant le suivi de la mise en œuvre, vous devrez peut-être modifier quelque peu les contours de votre plan et réévaluer vos objectifs.
 
 

Étape 8 : Suivi / évaluation

 
Le processus de planification inclut une phase critique : conserver un historique précis des travaux, analyser les causes des écarts et prendre les mesures nécessaires pour corriger les problèmes éventuels. Concentrez-vous sur ces facteurs, essentiels pour la réalisation de l'objectif.
 

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