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Présenter pour informer

En matière de présentations professionnelles, le type le plus fréquent est la présentation destinée à informer. Chaque semaine de notre carrière, peut-être même chaque jour, nous entendons des orateurs nous informer : rapports d’avancement d’un projet, description de procédures, changements de politiques, etc. Pour nombre d’entre nous, la majorité des présentations que nous effectuons entrent, d’une façon ou d’une autre, dans cette catégorie.
 
Certains se révèlent extrêmement compétents pour présenter des informations avec clarté. Nous quittons alors la présentation en ayant parfaitement compris le message, le résultat souhaité et les points clés à retenir. À l’inverse, de nombreuses présentations d’information sont désorganisées et difficiles à suivre. Celles-ci nous laissent avec, seulement, une vague idée de l'objectif de la présentation.
 
Pour être réussie, une présentation doit inclure un message clair, un auditoire impliqué et la description de tous les points pertinents.
 
La structure d’une présentation d’information doit respecter les étapes suivantes :
 

·      Introduction : formulation du sujet

Cette formulation doit être claire et brève. Elle ne laissera aucune question dans l’esprit des auditeurs en ce qui concerne le sujet de la présentation. Ceci s’avère particulièrement vrai lorsque la présentation s’inscrit dans une série de présentations, par exemple une réunion du personnel ou une formation d’une journée.
 

·      Formulation du message principal : résultat final souhaité

Cette formulation doit donner à l’auditoire une idée claire du message principal de votre présentation. Simple et directe, elle précise à l’auditoire l’objet final de ces informations. Elle doit répondre à la question suivante dans l’esprit de vos auditeurs : « Pourquoi devrais-je écouter cette présentation ? »
 

·      Points clés et résultats

Ces points doivent être formulés dans un langage simple et direct. Ils expriment clairement le résultat de l’action recommandée. En général, moins il y a de mots, mieux les points clés et leurs résultats seront présentés.
 

·      Conclusion : reformulation du message principal et résultat final souhaité

Afin de souligner le message principal de votre présentation d’information, récapitulez une nouvelle fois ce message ou le résultat final souhaité de votre présentation. Ceci laissera à vos auditeurs un message dont ils se souviendront longtemps après la présentation.
 
 

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